برنامج تدريبي عملي يركز على تطوير مهارات الصياغة والكتابة الإدارية، وإعداد وتوثيق المراسلات والتقارير الإدارية ومحاضر الاجتماعات، وفق أسس واضحة ودقيقة تستوفي الشروط الإدارية والشكلية.
أهداف البرنامج التدريبي:
- أن يمتلك المشارك أدوات الكتابة والصياغة الإدارية السليمة.
- أن يقدر المشارك على إعداد وتوثيق الوثائق والتقارير والمحاضر بأسلوب دقيق، واضح، ومكتمل الشروط الإدارية والشكلية.
محاور البرنامج التدريبي:
اليوم الأول: صياغة المراسلات الإدارية (الرسائل، المذكرات)
- قواعد المراسلة الصحيحة: الوضوح، الإيجاز النافع، الدقة اللغوية، واللغة الرسمية المباشرة.
- البناء الهيكلي للمراسلات:
- الترويسة، البيانات الأساسية، والديباجة.
- التمهيد وتحديد هدف المراسلة.
- متن المراسلة وصياغة الطلبات والقرارات.
- الخاتمة، التوقيع، والمرفقات.
- التمييز بين أنواع المراسلات:
- المذكرات الداخلية (العرض، الإحالة، التوضيح، المذكرات الشارحة).
- الرسائل والخطابات الرسمية الموجهة للجهات الخارجية.
- التعميمات والتعليمات والقرارات الإدارية.
- التطبيق العملي :
- توزيع نماذج لمراسلات تحتوي على أخطاء وإدارية وشكلية لتفكيكها وتعديلها وإعادة صياغتها من قبل المشاركين.
اليوم الثاني: صياغة التقارير الإدارية
- مفهوم التقرير الإداري ودوره في متابعة العمل واتخاذ القرار.
- أنواع التقارير الإدارية:
- التقارير الدورية وتقارير متابعة الإنجاز.
- تقارير الفحص والتقييم وتقصي الحقائق.
- التقارير الفنية المرفوعة للإدارة العليا.
- مراحل إعداد التقرير الإداري:
- قبل الكتابة: تحديد الهدف، جمع وتصنيف البيانات، وتبويب محاور التقرير.
- أثناء الكتابة : التسلسل المنطقي، استخدام أدوات الربط، وعرض المرفقات والرسومات.
- بعد الكتابة : المراجعة، التدقيق، والتنقيح النهائي.
- الهيكل النموذجي للتقرير: ( الغلاف، الملخص التنفيذي، المقدمة، متن التحليل، النتائج، والتوصيات.
- التطبيق العملي: تقديم معطيات وافية عن مشكلة إدارية أو مشروع محدد، وتكليف المشاركين بإعداد تقرير إداري متكامل يتضمن توصيات قابلة للتنفيذ.
اليوم الثالث: صياغة محاضر الاجتماعات
- المهام الإدارية لمقرر الاجتماع:
- قبل الاجتماع: صياغة وإرسال جدول الأعمال والدعوات وتجهيز المستندات.
- أثناء الاجتماع: تدوين المناقشات الأساسية، حصر نقاط الاتفاق والخلاف، وضبط التوصيات.
- بعد الاجتماع : تفريغ المحضر وصياغته بالشكل النهائي.
- العناصر الموضوعية والشكلية لمحضر الاجتماع:
- البيانات الشكلية (التاريخ، المكان، رقم الاجتماع، أسماء الحضور والغياب والرئيس والمقرر).
- توثيق المداولات بأسلوب محايد ودقيق بعيداً عن السرد المخل.
- صياغة القرارات والتوصيات وتحديد المسؤوليات وتواريخ التنفيذ.
- اعتماد المحاضر: الآراء المخالفة وطريقة توثيقها، وآلية المصادقة والتوقيعات الرسمية.
- التطبيق العملي: إجراء تمثيل أدوار (محاكاة لاجتماع لجنة إدارية)، يطلب فيه من المشاركين تدوين الملاحظات أثناء الاجتماع وصياغة المحضر النهائي فور انتهاء الجلسة.
منهجية التدريب
يعتمد البرنامج على الشرح وتطبيقات التمارين والتطبيق العملي وتمثيل الأدوار (المحاكاة)، لتفكيك النصوص وصياغة المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات.
مخرجات البرنامج
بنهاية البرنامج، يمتلك المشارك المهارات والأدوات اللازمة لإعداد وتوثيق الوثائق والتقارير الإدارية ومحاضر الاجتماعات بأسلوب دقيق وواضح ومكتمل الشروط.
0 تعليق